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Políticas Corporativas

Terminos y Condiciones

Declaración de Privacidad

O4IT, es una empresa dedicada a la implementación de soluciones en la nube y de seguridad en la misma, y, está comprometido con la protección de la privacidad de sus clientes. Se ha establecido una Declaración de Privacidad, donde se indica como recolectamos, distribuimos y protegemos su información y datos de identificación personal. También describe las opciones disponibles respecto al uso, su acceso, y como se actualiza y corrige su información personal. Esta Declaración de Privacidad aplica tanto para la información recolectada en sistemas internos CRM y ITSM, como para el sitio web https://www.o4it.com y https://www.servicesportalnow.com, y, por el uso de estos sitios y nuestros servicios, usted, incondicionalmente está aceptando los términos de esta Declaración.

Para los propósitos de esta Declaración de Privacidad, "cliente" implicara cualquier antiguo, presente o prospecto de cliente de O4IT, incluyendo cualquier visitante del sitio web. Esta Declaración de Privacidad determina la manera en nosotros recolectamos, usamos, mantenemos y divulgamos información recolectada de nuestros clientes de acuerdo a los términos de servicio de O4IT.

Descargar el documento completo: Política de Protección de Datos

Política de protección de datos personales

Esta política define los lineamientos, parámetros y procedimientos internos que debe cumplir O4IT, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de las leyes correspondientes a la Protección de Datos Personales en las jurisdicciones de Panamá y Colombia, territorios en los que se encuentra constituida la Organización.

La presente Política desarrolla las prácticas corporativas y procedimientos para el manejo de la información en O4IT y el debido Tratamiento de los datos personales (en adelante “datos”) de los clientes y/o personas naturales o jurídicas con los que O4IT tiene una relación comercial, laboral y/o contractual (en adelante “Titular”).

Esta política debe ser conocida y aplicada por todos los empleados, contratistas y/o proveedores que tenga relación contractual con O4IT, y utilicen o se encarguen del tratamiento de los datos.

Colombia: Constitución Política (artículos 15 y 20), Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto No 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

Panamá: : Artículo 42 y 44 de la Constitución.

4.1 Responsable
O4IT, sus empleados, contratistas y/o proveedores (en adelante “Responsables”) se comprometen a cumplir y verificar los procedimientos internos de conformidad con la Política para la Protección de Datos Personales de O4IT (en adelante “Política”) y con la normatividad vigente.
4.2 Obligaciones Generales:
  1. El Titular deberá dar un consentimiento expreso e informado a O4IT para el Tratamiento de su información.
  2. Los Responsables debe garantizar en todo momento al Titular, el derecho de Habeas Data.
  3. Los Responsables únicamente deberán utilizar los Datos del Titular de acuerdo con los términos y alcances de la autorización del Titular.
  4. Los Responsables deberán indicar al Titular de los Datos de la existencia y aplicabilidad de esta Política.
  5. Los Responsables utilizarán los Datos que sean suministrados a O4IT, únicamente para el desarrollo de su objeto social y para fines propios de su actividad económica.
  6. Los Responsables deberán informar al Titular que uso les darán a sus datos personales.
  7. Los Responsables enviarán una solicitud al Titular de la información (empleados, clientes, distribuidores, proveedores, y demás personas que tengan una relación comercial y/o contractual con O4IT), para poder hacer uso del Tratamiento de sus datos.
4.3 Prohibiciones:
  1. O4IT NO solicitará, tratará, ni guardará datos de carácter sensible.
  2. Los Responsables NO podrán utilizar, guardar o apropiarse de datos de O4IT y utilizarlos para su uso personal, o distinto al que prevé esta Política.
4.4 Directrices:
  1. O4IT deberá incluir en los contratos, con empleados, con contratistas, y/o con proveedores, la obligación de conocer y aplicar la presente Política.
  2. O4IT deberá hacer pública la Política a sus empleados y Titulares de la información.
4.5 Deberes y Obligaciones de los Responsables y Encargados del Tratamiento de los Datos:
  1. Obligaciones Especiales
    1. Los Responsables y Encargados deberán entender la presente Política, y buscar la autorización del uso de la información por medio del Formulario de Registro de Información de cualquier Titular que tenga relación con O4IT, y que su información deba ser incluida en la base de datos de O4IT.
    2. El Departamento Legal será el responsable de tramitar, investigar y responder las quejas que presenten los Titulares de los datos que se encuentren en los registros de O4IT.
    3. El Departamento de Seguridad de la Información de O4IT velará para que los datos de O4IT estén protegidos contra acceso, ataque, alteraciones, o lectura de terceros.
    4. Todo empleado o contratista que tenga acceso a la información de la base de datos de O4IT tendrá una obligación de seguridad y de confidencialidad.
    5. El Departamento Legal deberá proceder a realizar el registro de la base de datos de O4IT en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio una vez esta entidad lo habilite.
  2. Procedimientos :
    1. O4IT deberá solicitar y tramitar, mediante el formulario de Registro de Datos del Titular (Anexo A), la autorización para el tratamiento de los datos personales.
    2. Los Encargados deberán archivar la autorización otorgada por el Titular.
    3. O4IT deberá establecer la finalidad del uso de la recolección de los datos y los derechos propios de los datos del Titular.
    4. O4IT con apoyo de los encargados deberán actualizar cada año la información del Titular.
    5. O4IT deberá rectificar y actualizar los datos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir de la solicitud.


 

Responsables

Encargados

Definición

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Especial: Dpto. Legal mediante el cual se centrará el archivo de autorizaciones del tratamiento y solicitudes de actualización de datos personales, responsable de tramitar, investigar y responder las quejas.

Integrantes

O4IT, sus empleados, contratistas y/o proveedores

Generales: son todos aquellos empleados, contratistas y/o proveedores que manejen registros comerciales, operacionales (como: CRM, ITSM), de Recursos Humanos y demás que incluyan datos personales.

Especial: Dpto. Legal mediante el cual se centrará el archivo de autorizaciones del tratamiento y solicitudes de actualización de datos personales, responsable de tramitar, investigar y responder las quejas.

Deberes y/u Obligaciones
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles, contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


4.6. Procedimientos de Quejas y Reclamos
  1. Consultas:
    1. En cualquier momento los Titulares, previa acreditación de su identidad, podrán consultar, solicitar y acceder a los datos personales que se guarde en la base de datos de O4IT.
    2. O4IT pondrá a disposición de los Titulares el correo electrónico protecciondedatos@o4it.com.
    3. O4IT deberá atender las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha recibo de la consulta.
    4. El encargado de responder las consultas será el Departamento Legal de O4IT.
  2. Reclamos:
    1. Este procedimiento aplica cuando el Titular considere que los datos registrados por O4IT son incorrectos o incompletos, o que O4IT está incumpliendo con los deberes y obligaciones contenidas en la ley.
    2. O4IT pondrá a disposición de los Titulares el correo electrónico: protecciondedatos@o4it.com.
    3. La solicitud de Reclamo que haga el titular deberá tener la siguiente información:
      1. Identificación del Titular.
      2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
      3. Dirección del Titular.
      4. Documentos que quiera hacer valer.
    4. Si la solicitud de reclamo se encuentra incompleta se le deberá solicitar al interesado, en un término de 5 días hábiles siguientes a la fecha de recibo del reclamo que subsane las fallas. Si pasado dos meses el solicitante no presenta la información solicitada se entenderá que desistió del reclamo.
    5. Recibido el reclamo con todos los elementos de forma y fondo se deberá incluir en la base datos correspondiente “Reclamo en Trámite”, hasta que el reclamo sea decidido.
    6. El término máximo para responder los reclamos será de 15 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recibo.
    7. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
      • El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta y de Reclamo ante O4IT.
5.1. Sanciones:
  1. 1. El incumplimiento de esta política acarreará a O4IT las sanciones previstas en la ley 1581 de 2012 y demás que la modifiquen.
  2. 2. El incumplimiento de esta política por parte de los Responsables y Encargados que sean trabajadores de O4IT será considerado como falta grave según lo previsto en el reglamento interno de trabajo.
  3. 3. El incumplimiento de esta política por parte de los Responsables y Encargados que sean contratistas y/o proveedores de O4IT será considerada como justa causa para la terminación, además de las sanciones económicas aplicables.
  • Datos Personales:
    Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
  • Datos Sensibles:
    Aquellos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar una discriminación.
  • Titular o Titulares:
    Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Habeas Data:
    Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
  • Registro:
    Conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad de información en una base de datos.
  • Tratamiento:
    Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamientos, uso, circulación o supresión.

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Declaración de Privacidad

O4IT (y su subsidiaria Shieldnow) han participado y certificado en el marco de cumplimiento "Privacy Shield" entre EE.UU y la UE. O4IT está comprometido a someter todos los datos personales recibidos de la Unión Europea, Área Económica Europea y Suiza, en cumplimiento de los principios del marco de Privacy Shield.

O4IT es responsable por el procesamiento de datos personales que recibe bajo el marco de Privacy Shield y subsecuentemente lo transfiere a terceros actuando como un agente en su nombre. De aquí en adelante O4IT cumple con los principios de Privacy Shield para todas las transferencias de datos personales desde la UE, incluyendo las disposiciones sobre la responsabilidad del traspaso.

Con respecto a los datos personales recibidos, recolectados o transferidos bajo el marco de Privacy Shield, O4IT es sujeto a las facultades regulatorias de la Comisión Federal de Comercio (FTC por sus siglas en inglés) de EE.UU. En ciertas situaciones, O4IT puede ser requerido para divulgar datos personales en respuesta a requerimientos emitidos por autoridades públicas, incluyendo requerimientos de seguridad nacional o de cumplimiento de la ley.

Si su información personal cambia, debe corregirla o eliminarla contactándonos por nuestras líneas de atención o correo mencionados al final de este documento. Nosotros estaremos respondiendo a estas solicitudes dentro de los siguientes 30 días luego de haberlas recibido.

Mediante solicitud, O4IT lo proveerá con información sobre como nosotros mantenemos o procesamos en nombre de un tercero cualquiera de sus datos personales. Para hacer este tipo de solicitudes, por favor contáctenos a legal@o4it.com.

Mantendremos su información mientras su cuenta se encuentre activa o sea necesario proveerle de nuestros servicios. También la mantendremos mientras sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, contractuales y resolver disputas.

O4IT recolecta información de identificación personal de sus clientes en diversas maneras, incluyendo suscripción fuera de línea y formularios de pedidos, papel o encuestas telefónicas y otras instancias donde los clientes entregan esta información de manera voluntaria. Adicionalmente, la información de contacto puede ser recolectada mediante las sesiones de soporte, como también en conexión con los servicios ofrecidos en el sitio de O4IT. Si usted provee información personal acerca de otras personas, u otras personas nos entregan información personal de usted, nosotros usaremos esa información para la razón específica para la cual nos fue provista.

O4IT puede recolectar información como nombre de contacto, nombre y tipo de empresa, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico e información de facturación, incluyendo número de tarjeta de crédito y fecha de vencimiento, así como otra información. Solo usaremos su nombre, dirección e información de facturación / tarjeta de crédito para procesar su pedido. Las direcciones se utilizan para asistencia al cliente, notificaciones necesarias, actualizaciones de productos y declaraciones, y, lanzamientos de productos. Bajo ninguna circunstancia utilizaremos esta información para cualquier otra cosa que no esté descrita en esta Declaración de Privacidad. Los usuarios pueden optar por no recibir información de mercadeo haciendo clic en el enlace Anular suscripción situado en la parte inferior de todas las notificaciones de mercadeo y para los clientes o enviando una Consulta general en https://www.o4it.com/Home.aspx?id=0#contact-us.

Sin embargo, incluso cuando un cliente haya optado por no recibir ningún dato de mercadeo, para cumplir con nuestras obligaciones de servicio, O4IT continuará enviando correos electrónicos con respecto a la administración de cuentas de los clientes o interrupciones de los Servicios a causa de mantenimientos o fallas de infraestructura o de los sistemas.

De igual manera, también es recolectada información de aspirantes a ingresar a nuestro equipo de trabajo, para quienes también aplicarán las condiciones descritas en este documento, por medio del siguiente enlace: https://www.o4it.com/Static.aspx?page=Corp__Jobs.html.

La información sólo se pondrá a disposición del público cuando así lo exijan las agencias gubernamentales, en respuesta a procesos legales u órdenes judiciales, cuando consideremos de buena fe que la divulgación se hace necesaria para proteger nuestros derechos, proteger su seguridad o la de terceros, investigaciones por fraude, responder a una solicitud del gobierno o según los términos y condiciones de nuestros acuerdos con los clientes.

Cuando los clientes solicitan nuestros servicios o se inscriben para cualquier otro producto o servicio por medio de O4IT, se les puede requerir que presenten información financiera como un número de tarjeta de crédito y una dirección de facturación antes de procesar la solicitud. O4IT no venderá, compartirá ni alquilará ninguna información financiera recopilada excepto como se revela en esta declaración.

O4IT registra su dirección de red única y Session ID cuando inicia sesión por medio de los portales para creación de incidentes (https://servicesportalnow.com), correo electrónico administrado por O4IT y acceso a servicios de escritorios virtuales, con fines de monitoreo y auditoria interna.

O4IT usa las mejores prácticas para:

  1. Mantener información precisa sobre nuestros clientes.
  2. Establecer rigurosos controles y procedimientos de seguridad para proteger la información recopilada sobre nuestros clientes.
  3. Supervisar constantemente nuestros sistemas, que están protegidos usando medidas de seguridad estándar de la industria.

Las conexiones de seguridad de capa de transporte (TLS) se utilizan para comunicarse con nuestro sistema para proteger datos e información sensible de nuestros clientes como:

  1. Datos financieros del cliente (como el número de tarjeta de crédito o la información de la cuenta bancaria).
  2. Cifrado de información vital y credenciales de acceso que los clientes ingresan a través nuestros sitios.

A pesar del establecimiento de este tipo de controles para la protección de las comunicaciones de red y el Sitio, O4IT no puede garantizar que la información enviada, mantenida o transmitida desde nuestros sistemas será completamente segura. Por lo tanto, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

Por medio de los datos de contacto que se listan más adelante en este documento, los clientes pueden:

  1. Acceder a toda la información de identificación personal que recopilamos y mantenemos.
  2. Corregir errores en información de identificación personal.

Para proteger la privacidad y seguridad del cliente, O4IT se reserva el derecho de verificar por medio de cuestionario la identidad del cliente antes de conceder acceso, procesar cambios o realizar correcciones.

O4IT puede contactar a los clientes con respecto a los productos y servicios ofrecidos por nosotros, sus socios comerciales y contratistas independientes. También podemos utilizar la información recopilada a través del Sitio para realizar investigaciones sobre la efectividad del Sitio, las piezas de mercadeo, publicidad y ventas relacionados. La información sólo se pondrá a disposición del público cuando lo exijan las agencias gubernamentales, en respuesta a citaciones, órdenes judiciales u otros procesos legales cuando consideremos que la divulgación es necesaria para proteger nuestros derechos, proteger su seguridad o la de otros, en investigaciones de fraude, responder a solicitudes del gobierno, como se revela en los términos y condiciones de nuestros acuerdos con los clientes. En determinadas situaciones, O4IT puede estar obligado a revelar datos personales en respuesta a las solicitudes legales de las autoridades públicas.

Las comunicaciones electrónicas pueden ser enviadas por O4IT utilizando la información de contacto personal de los clientes para informarles de nuevos productos, eventos, noticias del sector, entre otros. Si los clientes no desean recibir estos avisos, en cualquier momento pueden optar por no recibir más información sobre mercadeo haciendo clic en el enlace Anular suscripción situado en la parte inferior de todas las notificaciones de mercadeo y de los clientes. Sin embargo, para cumplir con nuestras obligaciones de servicio, O4IT continuará enviando correos electrónicos con respecto a la administración de cuentas de clientes o interrupciones de servicio para el mantenimiento del sistema.

Para La información y datos personales recolectados de los clientes que sea divulgada a terceros y socios comerciales de O4IT existen clausulas, acuerdos de confidencialidad, y no divulgación, donde se manifiesta que estos datos e información no serán usados para ningún otro propósito, excepto para realizar el servicio que están proporcionando para O4IT, y sólo de las formas descritas en esta declaración de privacidad y las declaraciones de seguridad de O4IT. No vendemos su información personal a terceros. O4IT también puede revelar datos agregados anónimos basados en la información recopilada de los clientes a inversionistas o socios actuales o potenciales. Si alguna vez se produjera una venta de los negocios de O4IT, la información recopilada del cliente puede ser transferida junto con la venta, pero la información será tratada de la misma manera que se establece en esta Declaración de Privacidad. En caso de que se produzcan cambios significativos en la forma en que se maneja su información, le notificaremos mediante un aviso destacado en el Sitio o por correo electrónico.

Proteger la privacidad de los más jóvenes es especialmente importante. Por esa razón, nunca recopilamos o mantenemos información en nuestro Sitio de aquellos que realmente sabemos que son menores de 13 años, y ninguna parte de nuestros Sitios está estructurada para atraer a menores de 13 años.

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